Konferenzraum einrichten: Worauf Sie achten sollten

Ein professionell und freundlich eingerichteter Konferenzraum punktet mit funktionalen Eigenschaften und einer angenehmen Atmosphäre. Damit er alle Wünsche optimal erfüllt, ist eine gründliche Planung nötig. Im Unternehmen zählt dabei einerseits die gute Raumausnutzung, andererseits die überzeugende Selbstdarstellung im unverkennbaren Corporate Design. Der perfekte Besprechungsraum orientiert sich an den Ansprüchen der Benutzer. Umso wichtiger ist es, die Anforderungen zu kennen und den Meeting-Bereich entsprechend einzurichten.

Den Besprechungsraum clever gestalten

Im Büro benötigen Sie ausreichend Platz, um ein Meeting einzuberufen oder Geschäftspartner zu empfangen. Je nachdem, wie viele Teilnehmer an der Besprechung oder Konferenz teilnehmen, ist etwas mehr oder weniger Fläche erforderlich. Oft lassen sich die Tische und Sitzmöbel flexibel einsetzen und je nach Anlass neu aufstellen. Dennoch lohnt es sich, ein Basiskonzept für den Konferenzraum zu schaffen. Im Vorfeld stellt sich dabei die Frage, für welchen Verwendungszweck Sie den Raum vorwiegend einsetzen:

• wöchentliches Meeting, 
• gelegentliche Präsentation, 
• Beratung, 
• Besprechung mit externen Partnern, 
• große Konferenz, 
• Seminar.

Je nachdem, wie die weiteren Räumlichkeiten gestaltet sind, kann der große Besprechungsraum auch als Essbereich oder für Planungsgespräche im Team dienen.

Die Konferenzraum Einrichtung optimal stellen

Ob ein großer oder kleiner Raum zur Verfügung steht, es lohnt sich, den Platz sinnvoll auszunutzen. Die modernen Konferenz- oder Besprechungstische lassen sich je nach Anlass im Block, einzeln oder in Reihen aufstellen. Für Einzelgespräche bieten sich kleinere Meeting-Points an, während eine gemeinsame Konferenz mit vielen Teilnehmern eine Aufstellung in U-Form oder im Kreis erfordert. Auch für kleinere Teambesprechungen ist es sinnvoll, einen Besprechungsraum abseits der normalen Büros einzurichten. Durch die spezielle Einrichtung schaffen Sie eine Abgrenzung zu den Einzelarbeitsplätzen: Am Konferenztisch stehen das Gespräch und die Teamarbeit im Mittelpunkt. 

Der richtige Tisch im Konferenzraum

Ein moderner Konferenztisch ist der ideale Ort, um Verhandlungen zu führen und Entscheidungen zu treffen. Mit einem ansprechenden Einrichtungsstil, der die Firmenphilosophie widerspiegelt, geben Sie den Teilnehmern ein gutes Gefühl und zeigen sich gastfreundlich. Elegant und repräsentativ, individuell und funktional: In der Auswahl der hochwertigen Tische finden Sie das geeignete Dekor für Ihr Unternehmen. Zum hochwertigen Konferenztisch gehört die geeignete Elektrifizierung: USB-Ports, Steckdosen und Kabelklappen weisen auf den Innovationsgrad der Tische hin.

Als Variante zum typischen Konferenztisch stehen einfache Seminar- und Besprechungstische zur Auswahl. Diese gibt es auch als klappbare Bürotische. Die Tische mit einklappbarem Untergestell sind leicht auf einem Transportwagen zu verstauen und wegzubringen. Andere Tische haben eine klappbare Tischplatte und Rollen. Bei Nichtbenutzung lassen sie sich am Rand eines Zimmers oder in einem Abstellraum unterbringen.

Stehtische im Besprechungsraum sind ein sinnvoller Treffpunkt zwischen den Meetings. Hier begegnen sich die Teilnehmer, um einen Kaffee zu trinken. Das ist eine gute Gelegenheit, um einzelne Punkte im Detail zu besprechen oder um die Besprechung mit Small Talk aufzulockern. Das Stehpult ist der richtige Platz für einen einzelnen Redner. Es kommt bei einer Präsentation zum Einsatz. Moderne Stehpulte sind in der Höhe verstellbar und bieten genügend Stellfläche für ein Notebook.

Bedarf an Konferenztischen ermitteln

Bei der Planung und Einrichtung des Konferenzraums geht es unter anderem darum, die benötigte Anzahl von Tischen und Stühlen bereitzustellen. Wie viele Teilnehmer kommen zum Meeting und wie viel Platz benötigen sie am Tisch? Grundsätzlich wird eine Breite von 0,65 m pro Person kalkuliert. Wenn Sie mit 20 Personen rechnen, wären das 13 m insgesamt. Sitzen die Teilnehmer auf beiden Seiten von einer doppelten Tischreihe, mit zwei Personen an den beiden Kopfseiten, müsste der Tisch mindestens 5,20 m lang sein.

Konferenz- und Seminarstühle

Passend zu den Konferenztischen benötigen Sie eine repräsentative und komfortable Bestuhlung. Hierfür bieten sich moderne Besucherstühle an. Direkt am Tisch benötigen die Stühle mit Armlehne etwas mehr Platz als die Konferenzstühle ohne Armlehne. Für Vorträge und Präsentationen bieten sich Stühle mit Reihenverbindern an. Damit sind die Seminarstühle zwar weniger flexibel, dafür bleiben sie in Reihe stehen.

Weitere Konferenzmöbel

Abhängig von der Nutzung des Meetingraums können weitere Büromöbel sinnvoll sein. Dazu gehören Sideboards, Schiebetürenschränke, Beistelltische und Cateringschränke. Mit diesen zusätzlichen Möbeln können Sie Ihren Besprechungsraum nach den eigenen Vorstellungen einrichten.

Der funktionale Konferenzraum

Mit einer modernen Einrichtung wird der Konferenzraum zum Wohlfühlort. Darin besprechen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern, Besuchern und Geschäftspartnern. Ein funktionaler Raum erfüllt Ihre Bedürfnisse und lässt sich bequem auf den aktuellen Anlass anpassen. Mit hochwertigen Möbeln und einer individuellen Ausstattung zeigen Sie Ihr Verantwortungsbewusstsein und ein gutes Gespür für Sicherheit und Wohlbefinden. Das macht bei Ihren externen Gästen sowie bei den Firmenangehörigen einen guten Eindruck.