Inventur in der Gastronomie

In der gastronomischen Branche ist eine genaue Budgetplanung unverzichtbar, ob es sich um kleine Betriebe oder große Ketten handelt. Wenn Sie regelmäßig eine Inventur in Ihrer Gastronomie durchführen, behalten Sie einen guten Überblick. Sie erkennen, wo es noch Einsparpotenzial gibt, und wissen über die vorhandenen Bestände Bescheid. Mit einer transparenten Warenwirtschaft können Sie die Einkaufsprozesse vereinfachen und die Kalkulation beschleunigen. Indem Sie die aktuellen Daten erfassen, gelingt es Ihnen, Engpässe und Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu bekämpfen.

Der Sinn der Inventur in der Gastronomie

Für Einzelhändler und Gastronomen existiert keine Pflicht zur Inventur, wenn Ihre Umsatzerlöse zwei Jahre hintereinander unter 600.000 Euro liegen und der Jahresüberschuss die 60.000-Euro-Marke nicht überschreitet. Nur wenn Sie zu einer Bilanzerstellung verpflichtet sind, ist die Inventur in der Gastronomie vorgeschrieben. Es lohnt sich trotzdem, eine Inventur durchzuführen, denn damit behalten Sie Ihre Zahlen im Blick. Diese Bestandsaufnahme weist Sie auf möglichen Schwund hin und gibt Ihnen die Chance, frühzeitig zu reagieren. So dient die Inventur in der Gastronomie als eine Art Frühwarnsystem.

Als Gastronom müssen Sie Ihre Wirtschaftsgüter bzw. Ihr Vorratsvermögen zum Stichtag handels- und steuerbilanzrechtlich bewerten. Zu den Vorräten gehören nicht nur Lebensmittel und Getränke, sondern auch Reinigungsmittel, Heizöl usw. Mit einem Vereinfachungsverfahren ist eine effektive Bewertung möglich. Das LIFO-Verfahren unterstützt Sie dabei, die Wirtschaftsgüter sinnvoll zu behandeln. Die Abkürzung LIFO bedeutet „Last in, first out“. Das heißt, dass die zuletzt beschafften Güter als erstes verbraucht werden. Diese Vorgehensweise bietet sich für Phasen mit steigenden Preisen an.

Die Vorteile der freiwilligen Inventur:

• Sie können Ihre Kosten reduzieren, 
• Sie behalten den Überblick über den Warenbestand, 
• Sie erkennen frühzeitig eine negative Entwicklung.

Vor allem die Lagerhaltung spielt bei der Optimierung der Warenwirtschaft eine große Rolle. Produkte mit QR-Code erleichtern Ihnen die Inventur im gewünschten Bereich. Mit dem Scan der Code-Grafik arbeiten Sie besonders schnell.

Auf der Basis der ermittelten Bestände lässt sich feststellen, ob Ihr Lager groß genug ist oder ob Sie zu viel Finanzmittel investieren. Gerade die verderblichen Lebensmittel bedeuten ein gewisses Risiko. So hilft Ihnen die Inventur in der Gastronomie dabei, das richtige Maß beim Einkauf zu finden.

Zum Thema Inventur: die drei Inventurverfahren

Für die Inventur in der Gastronomie stehen drei Verfahren zur Auswahl. Welches Inventurverfahren Sie nutzen, hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab.

• Die Buchinventur befasst sich mit den immateriellen Vermögensgegenständen: Schulden, Vermögen, Forderungen, Verbindlichkeiten, Rechten und Lizenzen. 
• Die Anlageninventur beinhaltet die Bestandsaufnahme der beweglichen materiellen Werte Ihres Betriebs: Fuhrpark, Küchenausstattung usw. 
• Die körperliche Inventur ermittelt alle materiellen Vermögenswerte. 

Die Arten der Inventur

Generell stehen drei Inventurverfahren zur Auswahl, die sich abhängig von der Situation auch miteinander kombinieren lassen. Die Stichtagsinventur führen Sie an einem vorher bestimmten Stichtag durch. Für dieses Verfahren brauchen Sie ausreichend Personal, zudem nimmt diese Art der Inventur viel Zeit in Anspruch.

Bei der Stichprobeninventur führen Sie Stichproben durch, um den Bestand zu ermitteln. Für diese stichprobenartige Inventur brauchen Sie eine Genehmigung des zuständigen Finanzamts. Auf der Basis von bestimmten Kriterien erfolgt anschließend eine Hochrechnung. Vor allem bei großen Betrieben ist dieses Verfahren gebräuchlich.

Die permanente Inventur findet verteilt über das Geschäftsjahr statt. Dafür dokumentieren Sie den Bestand monatlich oder quartalsweise. Für dieses Inventurverfahren müssen Sie ein Lagerbuch und Listen führen, um die Zu- und Abgänge der Vermögenswerte nachweisen zu können. Verderbliche Waren gehören zu den unkontrollierbaren Werten und dürfen deshalb nicht dokumentiert werden.

Checkliste für die Inventur in der Gastronomie

Damit die Warenwirtschaft reibungslos läuft, sollten Sie die Inventur in Ihrer Gastronomie klug planen. Die folgenden Tipps gehören auf die Checkliste. In einem elektronischen Warenwirtschaftssystem sind die wichtigen Elemente bereits integriert.

• Termin bzw. Zeitplanung: Setzen Sie einen Termin, wann die Waren erfasst werden sollen. Ein Zeitplan mit Aufgabenverteilung hilft Ihnen bei der effizienten Inventur. 
• Organisation: Erstellen Sie eine Liste mit allen Räumen und Waren, damit Sie und Ihr Personal bei der Inventur nichts übersehen. So arbeiten Sie sich strukturiert durch die Räumlichkeiten. Für eine konsequente Organisation ist es sinnvoll, einen Verantwortlichen zu bestimmen. 
• Durchführung: Vertrauen Sie beim Zählen und den anderen Inventurarbeiten auf zuverlässiges Personal, das die Daten nicht manipuliert. 
• Bewertung: Wenn die Bestände im Restaurant und im Lager erfasst sind, findet eine Bewertung statt. Die aktuellen Netto-Einkaufspreise sind die Basis. Die Lieferanten helfen Ihnen gerne mit einer Übersicht der gelieferten Produkte. Entsprechend schnell sind Sie mit der Prüfung und Bewertung fertig.